Raymond Sinnen, bourgmestre de Reckange-sur-Mess
sms2citizen pour téléphone mobile
sms2citizen permet l’envoi de messages courts par une commune sur n’importe quel téléphone mobile, sans frais, sur la base d’un abonnement volontaire, tour tel ou tel thème d’information. Il est résiliable à tout instant.
Une économie sensible des frais de diffusion de l’administration communale en résulte ainsi qu’une meilleure réactivité aux événements.
Pour lire cet article dans son intégralité, voir SIGIview, édition 3-2009
Joseph Schmit, secrétaire communal de la ville de Dudelange
Un fonctionnaire communal valorisé dans son travail
L’administration communale de 400 collaborateurs de cette ville du sud s’implique quotidiennement dans le projet SIGILive, ensemble des programmes visant à améliorer non seulement la relation avec les élus et citoyens (MaCommune.lu) mais aussi le fonctionnement interne ou intercommunal (« Intranet SharePoint ») et la gestion des finances (« GESCOM »). Ces novations sont étroitement coordonnées avec les ministères du Grand-Duché.
Ces changements ont une influence sur la perception du fonctionnaire local qui devient un accompagnateur, un facilitateur de la vie du citoyen, plus attentif à ses exigences en étant moins accaparé par les tâches d’exécution quotidiennes.
Pour lire cet article dans son intégralité, voir SigiVIEW, édition 1-2011
Octavie Modert
Ministra para a simplificação administrativa junto do Primeiro Ministro
Desde o final de 2011 que os cidadãos de mais de cinquenta municípios utilizam os telesserviços de macommune.lu . O Luxemburgo está preparado para simplificar os processos administrativos ao nível do Grão-Ducado e criar um verdadeiro «governo eletrónico» ? Certamente que a dimensão municipal é menos complexa que a do Estado e dos seus múltiplos ministérios. Convém, não obstante, que este nível nacional seja também abrangido de forma coordenada. As duas instâncias essenciais, macommune.lu e guichet.lu, em estreita colaboração, devem permitir aos cidadãos e às empresas o cumprimento rápido e simples das suas formalidades administrativas.
Embora o Luxemburgo possua todas as competências técnicas necessárias, convirá ainda definir com grande precisão os procedimentos dentro das administrações nacionais e municipais, e entre estas, e as interações necessárias a prestar serviços eletrónicos mais eficazes e menos complicados de gerir. É este o desafio organizacional e humano deste projeto de «governo eletrónico» considerado modelar pela Comissão Europeia.
Uma outra vantagem dos balcões administrativos eletrónicos é o multilinguismo, indispensável num país multicultural como o nosso : guichet.lu está acessível ao cidadão em francês e alemão e, futuramente, em luxemburguês. A janela destinada às empresas encontra-se nas línguas inglesa e francesa. Macommune.lu , disponível em cinco línguas, é uma garantia importante para a integração eficiente dos cidadãos de origem estrangeira. Ele permite-lhes compreender melhor o seu país de acolhimento e a língua luxemburguesa. A este respeito, o projeto www.lod.lu (o dicionário Lëtzebuerger Online) poderia ser utilmente integrado no portal macommune.lu, encorajando assim o gosto pela nossa língua e pela nossa vida cultural, tão bem valorizada neste sítio.
Para ler este artigo na íntegra, ver SIGIview, edição dezembro 2011, fotografia da página da capa.
«Conseguirmos interconectar as administrações com os cidadãos é do interesse de todos»
Senhor Gambucci, o Sindicato Intermunicipal de Gestão Informática (SIGI) é um actor importante para os municípios que dele fazem parte. Quais as suas missões?
«Propomos aos 103 municípios membros do sindicato diversos serviços relacionados com a gestão municipal: contabilidade, gestão dos serviços técnicos, facturação, gestão da população e do registo civil. Um dos serviços mais conhecidos para os cidadãos é o serviço Macommune.lu. Para completar esta imagem, estamos por detrás da gestão informática dos cheques-serviços. O senhor Majerus, que geria o projecto no Ministério da Família, tinha entrado em contacto connosco para que os ajudássemos na organização concreta e na execução dos processos municipais relacionados com o cheque-serviço e as «maisons-relais» (alojamentos de carácter social). A produção do sistema foi iniciada em Março de 2009.
No final deste mês de Novembro, passamos a integrar oficialmente o Luxtrust nos nossos sistemas, permitindo assim aos cidadãos, funcionários e eleitos utilizarem um sistema de identificação forte e de assinatura electrónica.
Graças a estas ferramentas, apoiamos as fusões comerciais, o funcionamento dos serviços sociais a nível nacional e a gestão da maioria dos sindicatos, e ajudamos o nosso ministério de tutela na aplicação do novo plano contabilístico municipal e do plano financeiro plurianual. Nestes domínios, assumimos evidentemente a formação em colaboração com o Inap (Instituto Nacional de Administração Pública), bem como o acompanhamento profissional dos nossos agentes que se encontram ao serviço do cidadão, através de um enquadramento personalizado.
O Macommune.lu foi lançado em finais de 2010 em dois municípios piloto. Em qual deles é que se encontra actualmente?
«O que se aplica ao privado é também válido para nós… Ou seja, desenvolver e adoptar rapidamente uma solução é essencial para o seu êxito. No espaço de alguns meses, fizemos com que 55 municípios passassem a utilizar o Macommune.lu, o que representa uma massa crítica suficiente para a sobrevivência e o desenvolvimento futuro da solução. Das 260 000 pessoas que poderão estar abrangidas, cerca de 30 000 já estão a utilizá-lo activamente, o que parece pouco em números absolutos. Mas em números relativos, isto representa mais de 10 %, o que é imenso se considerarmos os modelos europeus! Os 170 000 pedidos electrónicos que passaram pelo Macommune.lu evitaram um número equivalente de deslocações. E isto é apenas o início do sucesso.
De um ponto de vista geral, o Macommune.lu é uma forma de participar na construção de um ambiente democrático global. Propomos uma solução interactiva que permite que os cidadãos e os municípios comuniquem de forma mais flexível.
Fazemos parte de um sistema com três partes intervenientes. O cidadão tem necessidades e solicita serviços. O pessoal do município ajuda a dar resposta aos pedidos e trata da sua execução. Os eleitos são responsáveis pelo êxito das acções da sua administração perante o cidadão e medem este êxito. Na realidade, o Macommune.lu é a extensão do ERP municipal (serviço de atendimento ao público) destinado ao cidadão, com acesso aos seus dados, o que permite aos funcionários agirem e aos vereadores terem acesso às ferramentas de decisão.
Passou grande parte da sua carreira profissional no sector privado. Que ensinamentos retirou da sua experiência?
«A minha experiência profissional na ArcelorMittal permitiu-me adquirir determinados princípios e formas de agir que tentei aplicar aqui. Em primeiro lugar, o mais importante é ter a ambição de ser o melhor. É certo que, no Luxemburgo, nem sempre é fácil ter acesso a recursos importantes… Com necessidades idênticas, os recursos dos outros países podem ser muito maiores. Mas a nossa centralidade e a acessibilidade dos actores essenciais facilitam muitos processos.
Ao reportar à direcção-geral e, nomeadamente, ao director financeiro, aprendi igualmente a gerir as despesas, mantendo-me sóbrio mas orientado. Para isso, é necessário pensar continuamente sobre os diversos processos profissionais, optimizando-os. Por outras palavras, tento manter os reflexos que ganhei na indústria e no privado para os aplicar ao nível do sector público.
Os nossos orçamentos e o nosso modelo de despesa devem ser economicamente competitivos em relação ao mercado. Apesar de ser comparável aos preços de custo de outras estruturas, convém referir que a nossa margem de manobra é muito diferente devido às limitações de funcionamento de uma administração pública, submissões, compromissos, prazos de aprovação... Podemos explicar isto como quisermos, mas no final, existe sempre um resultado e um custo.
Originalmente, o SIGI tinha como «produto» principal o Gescom, uma ferramenta de gestão municipal...
«Sim, e em 2008, ainda dedicávamos grande parte dos nossos esforços à estabilização e à centralização da sua gestão… Esta ferramenta está madura, estável e adaptada às necessidades. No entanto, constatamos que os pedidos de alteração estão a aumentar com a adopção de todas as funções da ferramenta: gestão de projectos, contabilidade analítica, gestão de stocks… e muito mais. Este impacto deve-se, nomeadamente, às ferramentas de decisão de relatórios financeiros e de desempenho que criámos para permitir aos eleitos terem uma visão abrangente sobre todas as variáveis com impacto na sua actividade municipal. São eles que pedem aos seus funcionários um acompanhamento ainda mais completo, de forma a efectuarem uma melhor gestão dos fornecedores, dos projectos, das finanças, dos recursos humanos e das dotações.
Isto permite uma tomada de decisão mais esclarecida. Além disso, podem rapidamente ver todos os pormenores das suas decisões. Graças às nossas ferramentas, os clientes dispõem de conteúdos de análise e previsão. Muitos projectos são integrados no âmbito dos planos plurianuais. Ao darmos a sua perspectiva sobre o futuro, permitimos aos vereadores comparar as várias decisões. Um conselho municipal pode agir mais rapidamente ao consultar números sintetizados do que ao reflectir sobre dezenas de linhas orçamentais dispersas. É neste ponto que devemos realçar a excelente colaboração com os especialistas financeiros dos municípios e do nosso ministério de tutela, que tornaram possível este passo decisivo em direcção a um futuro ainda mais fácil de planear.
Deve interagir com muitos interlocutores, para além dos municípios… Os diversos ministérios ou o CTIE (Centro das Tecnologias da Informação do Estado) são também parceiros «obrigatórios»...
«Somos uma administração em quem os municípios delegaram a gestão do seu sistema informático. Por isso, eles precisam de nós para funcionar. Na realidade, o papel que desempenhamos para eles é o mesmo que os nossos colegas do CTIE desempenham para o Estado e os ministérios. Aliás, é precisamente este o motivo pelo qual nos reunimos regularmente. O objectivo destas reuniões é determinar a forma como abordamos os processos, no interesse dos cidadãos. Coordenamo-nos para propor uma única solução para o Luxemburgo em vez de várias soluções desnecessárias.
Conseguirmos ligar as administrações aos cidadãos é do interesse de todos. Imagine um processo que necessite da intervenção de dois municípios e de dois ministérios. Não faz sentido o cidadão ter de passar por quatro procedimentos sucessivos para que o seu processo avance. É necessário que ele tenha um ponto de partida para formular a sua necessidade. Deve, então, poder acompanhar a evolução do processo, passo a passo. E para isso, devemos ainda optimizar os processos.
Devemos procurar e eliminar os factores de redundância. Ao conectar-se à sua administração, é necessário que os dados reconhecidos pelo sistema estejam disponíveis, de acordo com as regras da CNPD (protecção dos dados), bastando apenas preencher os dados em falta para iniciar o seu pedido. Os documentos anexos e as assinaturas são apenas elementos que completam o seu pedido, de forma a evitar uma deslocação e a garantir a transparência na execução do processo.
É também por este motivo que estamos a adoptar o Luxtrust. Trata-se de um bom meio normalizado de identificação, mas principalmente de assinatura dos utilizadores, que permite simplificar as transacções.
Não estamos numa lógica de concorrência com outros intervenientes públicos, mas sim numa óptica de complementaridade. Somos apenas um elemento no sistema global ao serviço do cidadão.»
PERCURSO - Jogo colectivo
Após ter concluído os estudos no Lycée de Garçons em Esch-sur-Alzette, Carlo Gambucci, hoje com 47 anos, obteve um Mestrado de Informática e Gestão na Universidade de Nancy 2. Iniciou a sua carreira na empresa que, na altura, ainda se chamava Arbed, enquanto responsável de redes. «Depois, trabalhei no ramo informático a nível corporativo», afirma ele. «Ao longo das várias fusões do grupo, a minha função na Arbed-Aceralia, na Arcelor ou na ArcelorMittal foi sempre ajudar os departamentos de consolidação, controlling, finanças, M&A e auditoria a consolidarem os dados das filiais mundiais. Isto foi possível graças a uma plataforma centralizada, com 50 000 utilizadores, situada no «Château Arbed», avenue de la Liberté.»
Em Setembro de 2007, juntou-se ao SIGI. «Perguntei-me a mim próprio se queria ser útil para um patrão ou para o meu país. O SIGI é um vector de produtividade para o país ao fornecer os elementos que permitem lançar as bases das partilhas electrónicas entre o cidadão e a administração. Optei por me juntar à equipa porque considerei que o projecto tinha um enorme potencial de simplificação administrativa.»
Source: Paperjam
1.o de Dezembro de 2011
Na sua mensagem de boas-vindas, Yves Wengler, presidente do SIGI, reviu brevemente a história do sindicato desde a sua criação em 1982. Actualmente 94 dos 106 municípios (restantes em 1.1.2012 após as fusões) são membros do sindicato. Tornou-se o parceiro dos Ministérios, nomeadamente do Interior, da Habitação, da Família e da Economia, para a transposição das políticas nacionais a nível local. Desde os inícios, dedicados essencialmente às ferramentas de gestão, numerosas aplicações permitiram melhorar os serviços aos cidadãos, até à macommune.lu., plataforma de interacção dos cidadãos com a sua administração local. É feito anualmente um investimento substancial, 25 000 homem/dias, no desenvolvimento e aperfeiçoamento das aplicações. Para concluir, Yves Wengler relembrou os desafios que os municípios devem enfrentar, citando nomeadamente os desafios sociais e ecológicos, assim como as expectativas crescentes dos cidadãos. Para os responsáveis políticos o difícil contexto económico implica desde logo uma melhor gestão financeira dos municípios, para a qual uma nova ferramenta estará operacional a partir de 2012.
Seguidamente, Georges Kioes, responsável pelo sector público na Deloitte fez um ponto da situação da administração pública em linha na Europa. Com base em números recentes, M. Kioes realçou a discrepância existente entre o acesso à Internet e a sua utilização no dia-a-dia nas relações entre os cidadãos e as administrações, com as empresas a adaptarem-se muito mais rapidamente aos serviços electrónicos do que os particulares. Para os particulares a utilização resume-se ainda muito à informação, sem tirarem partido das possibilidades de interacção. A oferta, a ergonomia e a facilidade de utilização são os elementos-chave para convencer o cidadão. Este deve compreender os benefícios que pode retirar daí e o que pode poupar em termos de tempo. Nesta óptica as aplicações móveis nos smartphones e tablets desempenharão um papel essencial no futuro. Foram investidos milhares em toda a Europa para se conseguir isso e vão começar a surgir os seus frutos em termos de rentabilidade. Por exemplo, o potencial de economias identificado pelo Banco Central Europeu, em caso de introdução da facturação electrónica é de 0,8 % do PIB! O Luxemburgo atrasou-se relativamente à sua evolução entre 2008 e 2010, descendo da 10.ª posição para a 17.ª na Europa. Falando dos «Melhores» M. Kioes citou os casos do Reino Unido e da Espanha.
Carlo Gambucci, director do SIGI, começou o seu discurso colocando a seguinte questão: Estaremos prontos para enfrentar esses desafios? É claro que um município com alguns milhares de habitantes não dispõe dos mesmos recursos que cidades como Londres ou Paris. A única forma de se obter a massa crítica necessária continua a ser a união das forças, como faz o SIGI para o conjunto dos municípios. Uma visão geral rápida mostrou de que forma os meios de telecomunicações modernos já alteraram os nossos hábitos como o banco ou o comércio electrónico, a organização das viagens, etc. Os SMS e as mensagens de correio electrónico proliferam, as cartas praticamente desapareceram. É a oferta que gera a utilização. Foi recordado aos novos eleitos que são eles os motores da mudança e que é necessário garantir que toda a informação é fornecida e valorizar os novos serviços orientados para o cidadão. Carlo Gambucci sublinhou igualmente o papel essencial dos funcionários neste processo, que devem ser os embaixadores da mudança, desmistificar e motivar os cidadãos a utilizá-los, porque a longo prazo serão eles os maiores beneficiários. Quanto mais tarefas administrativas puderem ser feitas de forma automatizada, mais tempo terão para se dedicarem aos cidadãos, para os escutar e aconselhar. Carlo Gambucci apresentou de seguida as inúmeras possibilidades oferecidas pela nova ferramenta de gestão de análise financeira. Além dos planeamentos previsionais para o Ministério do Interior, o mesmo colocará nas mãos dos eleitos painéis de indicadores financeiros que lhes permitirão reduzir riscos, controlar as despesas e as receitas. Conseguirão comparar e monitorizar a eficácia dos seus esforços com base em critérios objectivos e comparáveis.
Para concluir Carlo Gambucci marcou encontro com os eleitos para festejarem juntos no próximo ano o 30.º aniversário do sindicato.
Comunicado (29.11.2011)
No dia 29 de Novembro de 2011, o ministro da Economia e do Comércio Externo, Jeannot Krecké, anunciou a possibilidade de se passar a aceder ao sítio macommune.lu através dos produtos LuxTrust. Numa perspectiva de simplificação administrativa, os clientes do LuxTrust poderão assim aceder ao sítio macommune.lu, com um nível de facilidade e segurança semelhante ao do Guichet.lu ou ao da sua conta bancária, garantindo, deste modo, a protecção e confidencialidade dos seus dados pessoais.
O procedimento de ligação ao macommune.lu é dos mais simples, independentemente do produto LuxTrust de que se disponha. Para efectuar a primeira ligação, basta uma simples identificação por Tan Card (cartão enviado automaticamente pelo SIGI para as residências) para o sincronizar com o Token LuxTrust (ou qualquer outro produto LuxTrust). Todas as ligações seguintes poderão efectuar-se apenas com o produto LuxTrust. Actualmente, já foram enviados 88 000 Tan Card para várias residências do país.
A partir de Janeiro de 2012, os subscritores poderão aceder a um segundo teleserviço macommune.lu, após a autenticação inicial, e assinarem electronicamente as respectivas formalidades administrativas em linha com o seu produto LuxTrust.
Os serviços via LuxTrust estarão a partir de agora disponíveis em mais de 55 municípios com um número de habitantes superior a 260 000 cidadãos.
É de salientar que actualmente, 120 000 pessoas já utilizam diariamente os produtos LuxTrust, sobretudo nas aplicações bancárias e estatais. Estes produtos têm aplicações múltiplas, dado que basta um único produto para aceder a uma diversidade de serviços estatais, bancários e agora também municipais.
Durante a fase de introdução do LuxTrust os utilizadores do sítio macommune.lu podem solicitar informações mais detalhadas aos colaboradores do SIGI ou descobrir vídeos explicativos em www.macommune.lu.
Comunicado do Ministério da Economia e do Comércio Externo e do Sindicato Intermunicipal de Gestão Informática
Marc Lies, presidente da Câmara Municipal
80 % da população dispõe de acesso à Internet em casa através do computador, mas também, cada vez mais, através de um telemóvel («iPhone», etc.) ou tablet («iPad», etc.). Graças aos serviços do «macommune.lu» e ao envolvimento estreito dos funcionários municipais, os habitantes de Hesperange podem cumprir, sem se deslocar, um número cada vez maior de formalidades administrativas.
Além disso, a assinatura de mensagens ou SMS difundidos pelo município (serviço «sms2citizen») por parte de mais de 760 pessoas atesta o sucesso crescente da iniciativa.
Para ler este artigo na íntegra, ver SIGIview, edição 2-2011
Alex Bodry, o Presidente da Câmara
A adesão ao projecto macommune.lu inscreve-se no contexto do trabalho de fundo realizado por Dudelange para reformar o serviço prestado ao público, simplificar o acesso e a percepção por parte do mesmo (o «Biergercenter»). Através da Internet, este acesso à câmara municipal permite relações mais económicas em termos de tempo (formalidades administrativas em linha), uma maior transparência nos assuntos municipais e uma renovação da participação.
Desde há 8 anos que Dudelange organiza cursos de formação sobre informática e Internet. Foram emitidos dois mil certificados aos participantes, simples cidadãos residentes. Dudelange vai continuar com esta acção para facilitar a utilização do «macommune.lu» e das novas tecnologias em geral.
Quanto ao trabalho da administração municipal, o trabalho em comum através do «SharePoint» minimiza os prazos de resposta dos funcionários municipais. Após uma formação sobre este programa, passam a dominar melhor as suas tarefas.
Para ler este artigo na íntegra, ver SigiVIEW, edição 1-2011