Nouveautés
Raymond Sinnen, bourgmestre de Reckange-sur-Mess
sms2citizen pour téléphone mobile
sms2citizen permet l’envoi de messages courts par une commune sur n’importe quel téléphone mobile, sans frais, sur la base d’un abonnement volontaire, tour tel ou tel thème d’information. Il est résiliable à tout instant.
Une économie sensible des frais de diffusion de l’administration communale en résulte ainsi qu’une meilleure réactivité aux événements.
Pour lire cet article dans son intégralité, voir SIGIview, édition 3-2009
Joseph Schmit, secrétaire communal de la ville de Dudelange
Un fonctionnaire communal valorisé dans son travail
L’administration communale de 400 collaborateurs de cette ville du sud s’implique quotidiennement dans le projet SIGILive, ensemble des programmes visant à améliorer non seulement la relation avec les élus et citoyens (MaCommune.lu) mais aussi le fonctionnement interne ou intercommunal (« Intranet SharePoint ») et la gestion des finances (« GESCOM »). Ces novations sont étroitement coordonnées avec les ministères du Grand-Duché.
Ces changements ont une influence sur la perception du fonctionnaire local qui devient un accompagnateur, un facilitateur de la vie du citoyen, plus attentif à ses exigences en étant moins accaparé par les tâches d’exécution quotidiennes.
Pour lire cet article dans son intégralité, voir SigiVIEW, édition 1-2011
Octavie Modert
Ministre à la simplification administrative auprès du Premier Ministre
Fin 2011, les citoyens de plus de cinquante communes utilisent les téléservices de macommune.lu . Le Luxembourg est-il prêt pour simplifier les procédures administratives au niveau du Grand Duché et instaurer un véritable « e-gouvernement » ? Certes la dimension communale est moins complexe que celle de l’Etat et de ses multiples ministères. Il convient néanmoins que ce niveau national soit lui aussi couvert de façon coordonnée. Les deux instances essentielles que sont macommune.lu et guichet.lu en étroite collaboration doivent permettre aux citoyens et aux entreprises de remplir rapidement et facilement leurs démarches administratives.
Si le Luxembourg possède toutes les compétences techniques nécessaires, encore convient-il de définir très précisément les procédures dans et entre les administrations nationales et communales, les interactions pour offrir des services en ligne plus efficaces, plus rapides et moins lourds à gérer. Tel est le défi organisationnel et humain de ce projet de « e-gouvernement » considéré comme un modèle par la Commission européenne.
Un autre atout des guichets administratifs en ligne est le multilinguisme, indispensable dans un pays multiculturel tel que le notre : guichet.lu est accessible pour le citoyen en français et en allemand, demain en luxembourgeois. Le volet destiné aux entreprises est affiché en anglais et en français. Macommune.lu , offerte en cinq langues, est un gage important pour la bonne intégration des citoyens d’origine étrangère. Cela leur permet de mieux comprendre leur pays d’accueil et la langue luxembourgeoise. A cet égard le projet www.lod.lu (le Lëtzebuerger Online Dictionnaire) pourrait utilement être intégré dans le portail macommune.lu encourageant ainsi l’engouement pour notre langue et notre vie culturelle si bien mise en valeur sur ce site.
Pour lire cet article dans son intégralité, voir SIGIview édition de décembre 2011, photo page de couverture.
« L’intérêt de tous est que nous réussissions à interconnecter les administrations avec les citoyens »
Monsieur Gambucci, le Syndicat intercommunal de gestion informatique (Sigi) est un acteur important pour les communes qui en sont membres. Quelles en sont en fait les missions ?
« Nous proposons différents services autour de la gestion communale aux 103 communes membres du syndicat : la comptabilité, la gestion des services techniques, la facturation, la gestion de la population et de l’état civil. Un des services les plus visibles pour les citoyens est Macommune.lu. Pour compléter l’image, nous sommes la cheville ouvrière de la gestion informatique des chèques services. M. Majerus, qui gérait le projet au ministère de la Famille, nous avait contactés pour que nous les aidions dans l’organisation concrète et la mise en œuvre des processus communaux autour du chèque service et des maisons relais. Le système a été mis en production en mars 2009.
En cette fin novembre, nous intégrons officiellement Luxtrust dans nos systèmes, permettant aux citoyens, fonctionnaires et élus, d’utiliser un système d’identification forte et de signature électronique.
Sur base de ces outils, nous supportons les fusions communales, le fonctionnement des offices sociaux au niveau national, la gestion de la plupart des syndicats, et notre ministère de tutelle dans la mise en place du nouveau plan comptable communal, du plan pluriannuel financier. Dans ces domaines, nous assurons naturellement la formation en collaboration avec l’Inap (Institut national d’administration publique, ndlr.), l’accompagnement métier de nos agents au service du citoyen par un encadrement personnalisé.
Macommune.lu a été lancé fin 2010 dans deux communes pilotes. Où en êtes-vous aujour-d’hui ?
« Ce qui est valable dans le privé est également valable pour nous… Autrement dit, la vitesse de déploiement et d’adoption d’une solution est un élément clé de son succès. En quelques mois, nous avons converti 55 communes à l’utilisation de Macommune.lu. C’est une masse critique suffisante pour la survie et le futur développement de la solution. Sur les 260.000 personnes qui pourraient être concernées, environ 30.000 l’utilisent déjà activement aujour¬d’hui… Ce qui paraît peu en chiffres absolus. Mais en chiffres relatifs, cela fait plus de 10 %, ce qui est énorme si l’on regarde les benchmarks européens ! Les 170.000 demandes électroniques passées par Macommune.lu ont évité un nombre équivalent de déplacements. Ce n’est que le début d’un succès pour notre environnement.
D’un point de vue général, Macommune.lu est un moyen de participer à la construction d’un environnement démocratique global. Nous proposons une solution interactive qui permet de faire échanger de manière plus souple les citoyens et les communes.
Nous sommes dans un système avec trois parties prenantes. Le citoyen a des besoins et demande des services. Le personnel communal aide à répondre aux demandes et s’occupe de l’exécution. Les élus sont responsables du succès des actions de leur administration vis-à-vis du citoyen et mesurent ce succès. En fait, Macommune.lu est l’extension pour le citoyen de l’ERP communal, avec accès à ses données, permettant aux fonctionnaires d’agir, et aux échevins d’avoir accès aux outils de décision.
Vous avez passé une grande partie de votre carrière dans le secteur privé, qu’en avez-vous retiré ?
« De mon expérience professionnelle chez ArcelorMittal, j’ai retiré un certain nombre de principes et de manières de faire que j’ai essayé d’amener avec moi. En premier lieu, il faut avoir l’ambition d’être un best in class. Au Luxembourg, il n’est certes pas forcément facile d’avoir accès à des moyens importants… À besoin égal, d’autres pays peuvent avoir des moyens décuplés. Mais nos chemins courts et l’accessibilité des acteurs clés facilitent bien des tâches.
En reportant à la direction générale, et plus particulièrement au directeur financier, j’ai également appris à gérer les dépenses, en restant sobre mais orienté. Pour ce faire, il faut sans cesse repenser et optimiser les différents processus métier. Autrement dit, j’essaie de garder mes réflexes issus de l’industrie et du privé pour les appliquer au niveau du secteur public.
Nos budgets, notre modèle de dépense, doivent être économiquement compétitifs face à ce qui se fait sur le marché. Bien que comparée avec les prix de revient d’autres structures, il faut noter que notre marge de manœuvre est tout autre à cause des contraintes de fonctionnement d’une administration publique, soumissions, engagements, délais d’approbation... On peut s’expliquer comme on veut, mais à la fin de la journée, il y a le résultat et il y a le coût.
À l’origine, le Sigi avait comme ‘produit’ principal Gescom, un outil de gestion communale…
« Oui, et en 2008, nous consacrions encore une majeure partie de nos efforts à le stabiliser et à centraliser sa gestion… Cet outil est mature, stable et adapté au besoin. Or nous constatons que les demandes de changement vont crescendo avec l’adoption de toutes les fonctions de l’outil : gestion de projets, comptabilité analytique, gestion de stock… et j’en passe. Cet impact est entre autres dû aux outils décisionnels de reporting financier et de performance que nous avons mis en place pour permettre aux élus d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les variables ayant un impact sur leur métier communal. Ce sont eux qui demandent à leurs fonctionnaires un suivi encore plus complet, pour ainsi bien mieux gérer les fournisseurs, les projets, les finances, les ressources humaines et les dotations.
Une prise de décision plus éclairée en est le résultat. En plus ils voient les tenants et aboutissants de leurs décisions rapidement. En sortie de nos outils, les clients disposent des contenus à la fois analytiques et prédictifs. De nombreux projets sont intégrés dans le cadre des plans pluriannuels. En fournissant leur vue sur le futur, nous permettons aux échevins de mieux mettre en balance les différentes décisions. Un conseil communal peut agir plus vite en consultant des chiffres synthétisés, plutôt qu’en devant réfléchir sur des dizaines de lignes budgétaires éclatées. C’est là qu’il faut relever l’excellente collaboration avec les experts financiers des communes et de notre ministère de tutelle, qui ont rendu possible ce pas décisif vers un futur encore plus planifiable.
Vous devez interagir avec de nombreux interlocuteurs, en plus des communes… Les différents ministères ou le CTIE (Centre des Technologies de l’Information de l’État) sont également des partenaires ‘imposés’…
« Nous sommes une administration à laquelle les communes ont délégué la gestion de leur informatique. Elles ont donc besoin de nous pour fonctionner. De fait, nous remplissons le même rôle pour elles que nos amis du CTIE pour l’État et les ministères. C’est la raison pour laquelle nous nous voyons régulièrement, d’ailleurs. Le but de ces réunions est de déterminer la façon dont nous attaquons les dossiers, dans l’intérêt des citoyens. Nous nous coordonnons pour proposer une seule solution pour le Luxembourg, et pas plusieurs, inutilement concurrentes.
L’intérêt de tous est que nous réussissions à interconnecter les administrations avec les citoyens. Imaginez un dossier qui a besoin de l’intervention de deux communes et de deux ministères. Cela ne fait pas de sens si le citoyen doit faire quatre démarches successives pour faire progresser son dossier. Il faut qu’il ait un point d’entrée, pour exprimer son besoin. Il faut ensuite qu’il puisse suivre la progression du dossier, étape par étape. Et pour cela, il y a du travail d’optimisation à faire.
Il faut rechercher et éliminer les facteurs de redondance. Il faut que, en vous connectant à votre administration, les données connues – dans le respect des règles de la CNPD (protection des données, ndlr.) – soient disponibles et que vous n’ayez plus qu’à compléter ce qui peut manquer pour lancer votre demande. Les documents attachés et les signatures ne sont que des éléments complétant votre demande, dans le but d’éviter le déplacement et de vous apporter la transparence dans l’exécution du processus.
C’est aussi pour cette raison que nous adoptons Luxtrust. C’est un bon moyen normalisé d’identification, mais surtout de signature des utilisateurs, ayant comme résultat une simplification des transactions.
Nous ne sommes donc pas dans une optique de concurrence avec d’autres acteurs publics, mais de complémentarité. Comme un rouage dans un système global fonctionnant au bénéfice du citoyen. »
PARCOURS - Jouer collectif
Après avoir suivi des études au Lycée de Garçons à Esch-sur-Alzette, Carlo Gambucci, aujourd’hui âgé de 47 ans, a obtenu une maîtrise d’informatique et de gestion à l’Université de Nancy 2. Il a commencé sa carrière chez ce qui était encore à l’époque l’Arbed, en tant que responsable réseaux. « J’ai ensuite travaillé pour l’informatique au niveau corporate, dit-il. Au fil des fusions du groupe, que ce soit pour Arbed-Aceralia, Arcelor ou ArcelorMittal, il s’agissait à chaque fois d’aider les départements de consolidation, de controlling, de finances, M&A et d’audit dans la consolidation des données des filiales mondiales. Ceci s’est fait sur une plate-forme centralisée, avec 50.000 utilisateurs, au ‘Château Arbed’, avenue de la Liberté. »
C’est en septembre 2007 qu’il rejoint le Sigi. « Je me suis posé la question de savoir si je souhaitais apporter quelque chose à un patron, ou à mon pays. Le Sigi est un vecteur de productivité pour le pays, en apportant les éléments permettant de construire le fondement des échanges électroniques entre le citoyen et l’administration. J’y ai vu un énorme potentiel de simplification administrative, c’est pour cela que j’ai choisi de venir ici. »
Source: Paperjam
1er décembre 2011
Dans son allocution de bienvenue, Yves Wengler, président du SIGI, a rapidement passé en revue l’histoire du syndicat depuis sa création en 1982. Aujourd’hui 94 des 106 communes (restantes au 1.1.2012 après les fusions) sont membres du syndicat. Il est devenu le partenaire des Ministères notamment de l’Intérieur, du Logement, de la Famille et de l’Economie, pour la transposition des politiques nationales au niveau local. Depuis les débuts voués essentiellement aux outils de gestion, de nombreuses applications ont permis d’améliorer les services aux citoyens, jusqu’à macommune.lu, plateforme d’interaction des citoyens avec leur administration locale. Un investissement conséquent, 25.000 jours/homme sont investis annuellement dans le développement et le perfectionnement des applications. Pour conclure, Yves Wengler a rappelé les défis auxquels doivent faire face les communes, citant notamment les défis sociaux et écologiques, ainsi que les attentes croissantes des citoyens. Pour les responsables politiques le contexte économique difficile implique en premier lieu une meilleure gestion financière des communes, pour laquelle un nouvel outil sera opérationnel dès 2012.
Par la suite Georges Kioes, responsable du secteur public chez Deloitte a fait un état des lieux de l’e-gouvernance en Europe. Sur base de chiffres récents M. Kioes a souligné le décalage entre l’accès à internet et son utilisation au quotidien dans les relations entre les citoyens et les administrations, les entreprises étant plus rapides à adapter des e-services que les particuliers. Pour les particuliers l’utilisation se résume encore trop souvent à l’information, sans profiter des possibilités d’interaction. L’offre, l’ergonomie et la facilité d’emploi sont les éléments clés pour convaincre le citoyen. Celui-ci doit percevoir son avantage, son gain de temps. Dans cette optique les applications mobiles sur smartphones et tablets joueront un rôle essentiel à l’avenir. Des milliards sont investis à travers l’Europe pour y arriver et vont commencer à porter leurs fruits en terme de rentabilité. Par exemple, le potentiel d’économies identifié par la Banque Centrale Européenne, en cas d’introduction de la facturation électronique est de 0,8% du PIB ! Le Luxembourg a pris du retard relatif dans son évolution entre 2008 et 2010, il a reculé de la 10ième à la 17ième en Europe. Parlant des « Best in Class » M. Kioes a notamment cité le Royaume-Uni et l’Espagne.
Carlo Gambucci, directeur du SIGI, a commencé son discours par la question : Sommes-nous prêts à relever ces défis ? Il est clair qu’une commune de quelques milliers d’habitants ne peut pas engager les mêmes ressources que des villes comme Londres ou Paris. La seule façon d’obtenir la masse critique nécessaire reste l’union des forces, comme le fait le SIGI pour l’ensemble des communes. Un bref aperçu a montré la façon dont les moyens de télécommunications modernes ont déjà changé nos habitudes comme la banque ou le commerce en ligne, l’organisation des voyages etc.. SMS et emails prolifèrent, les lettres deviennent denrées rares. C’est l’offre qui génère l’utilisation. Il a rappelé aux nouveaux élus qu’ils sont les moteurs du changement et qu’il faudra veiller à bien communiquer et à valoriser les nouveaux services envers le citoyen. Carlo Gambucci a également souligné le rôle essentiel des fonctionnaires dans ce processus, qui doivent être les ambassadeurs du changement, décrisper et motiver les citoyens à les utiliser, parce qu’en fin de compte ce seront eux les gros gagnants à terme. Plus de tâches administratives pouvant se faire de façon automatisée, plus de temps ils auront à consacrer aux citoyens, à les écouter et les conseiller. Carlo Gambucci a présenté ensuite les nombreuses possibilités offertes par le nouvel outil de gestion pour l’analyse financière. Outre les plannings prévisionnels pour le Ministère de l’Intérieur, il mettra entre les mains des élus des tableaux de bord financiers qui leur permettront de réduire risques, de maîtriser les dépenses et de contrôler les recettes. Ils seront en mesure de comparer et de surveiller l’efficacité de leurs efforts sur base de critères objectifs et comparables.
Pour conclure Carlo Gambucci a donné rendez-vous aux élus pour fêter ensemble l’année prochaine le 30ième anniversaire du syndicat.
Communiqué (29.11.2011)
Le ministre de l’Économie et du Commerce extérieur, Jeannot Krecké, a annoncé le 29 novembre 2011 la possibilité d’accéder dorénavant au site macommune.lu avec les produits LuxTrust. Dans un contexte de simplification administrative, les clients de LuxTrust pourront ainsi se connecter au site macommune.lu avec le même degré de convivialité et de sécurité, qu’au Guichet.lu ou à leur compte bancaire, garantissant ainsi la protection et la confidentialité de leurs données personnelles.
La procédure de connexion à macommune.lu est des plus simples, quelque soit le produit LuxTrust dont on dispose. Pour la toute première connexion, une simple identification par Tan Card (carte envoyée automatiquement par le SIGI dans les ménages) permet de synchroniser celle-ci avec le Token LuxTrust (ou tout autre produit LuxTrust). Toutes les connexions suivantes pourront se faire avec le seul produit LuxTrust. Actuellement 88.000 Tan Card ont déjà été envoyées à divers ménages du pays.
À partir de janvier 2012, un deuxième télé-service macommune.lu permettra aux abonnés au-delà de l’authentification initiale, de signer électroniquement leurs démarches administratives en ligne à l’aide de leur produit LuxTrust.
Les services via LuxTrust seront dorénavant disponibles dans plus de 55 communes atteignant une population de plus de 260.000 citoyens.
A noter qu’aujourd’hui 120.000 personnes utilisent déjà les produits LuxTrust au quotidien, ceci surtout dans les applications bancaires et étatiques. Ces produits sont multi-applicatifs, puisque un seul produit suffit pour pouvoir accéder à une multitude de services qu’ils soient étatiques, bancaires ou maintenant aussi communaux.
Pendant la phase d’introduction de LuxTrust les utilisateurs de macommune.lu peuvent s’adresser pour de plus amples renseignements aux collaborateurs du SIGI ou découvrir des vidéos explicatives sur www.macommune.lu.
Communiqué par le ministère de l’Économie et du Commerce extérieur et le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique
Marc Lies, bourgmestre
80% de la population dispose d'un accès à l'Internet depuis son domicile via l'ordinateur, mais aussi, de plus en plus souvent, depuis un téléphone mobile (« iPhone », etc.) ou via une tablette (« iPad », etc.). Grâce aux services de « macommune.lu » et à l'implication étroite des fonctionnaires communaux, les habitants d'Hesperange peuvent accomplir sans se déplacer des formalités administratives toujours plus nombreuses.
En outre, l'abonnement de plus de 760 personnes à des textos ou SMS diffusés par la commune (service « sms2citizen » ) atteste d'un succès croissant de l'initiative.
Pour lire cet article dans son intégralité, voir SigiVIEW édition 2-2011
Alex Bodry, bourgmestre
L’adhésion au projet MaCommune.lu s’inscrit dans le travail de fond poursuivi par Dudelange pour réformer le service rendu aux publics, simplifier son accès et sa perception (le « Biergercenter »). Par l’Internet, cette entrée dans la maison communale permet des relations plus économes en temps (démarches administratives en ligne), une meilleure transparence des affaires communales et un renouveau de la participation.
Dudelange, depuis 8 ans, organise des cours de formation à l’utilisation informatique et à l’Internet. Deux mille certificats ont été décernés aux participants, simples citoyens résidents. Dudelange poursuivra cette action pour faciliter l’utilisation de « macommune.lu » et des nouvelles technologies en général.
Sur le plan du travail de l’administration communale, le travail en commun à travers « SharePoint » minimise les délais de réponse des fonctionnaires communaux. Après une formation à ce programme, ils maitrisent plus aisément leurs tâches.
Pour lire cet article dans son intégralité, voir SigiVIEW, édition 1-2011